Il Manuale di gestione dei flussi documentali è un atto interno di organizzazione dell’intero processo di gestione dei documenti informatici e non, che fissa in maniera puntuale la suddivisione dei compiti (e delle relative responsabilità) del personale scolastico addetto.
Nello specifico, organizza le attività di:
- creazione, acquisizione, registrazione, classificazione, assegnazione, e fascicolazione dei documenti informatici;
- archiviazione e conservazione documentale, compresa la gestione degli archivi storici e delle procedure di scarto documentale;
- gestione dei flussi documentali e archivistici dell’Istituzione scolastica;
- gestione dei documenti non informatici;
- accesso civico generalizzato (FOIA);
- predisposizione delle misure di sicurezza informatiche, nel rispetto del Codice sulla Privacy;
- individuazione del Responsabile della gestione documentale, del suo sostituto, del Responsabile per la prevenzione della corruzione e della trasparenza, del Responsabile della protezione dei dati (il c.d. DPO, ai sensi dell’art. 37 del Regolamento UE 679/2016), del Referente per l’indice delle Pubbliche Amministrazioni (IPA).
Il manuale sarà aggiornato periodicamente, anche in relazione alle circostanze organizzative e gestionali che incidono sull’amministrazione.
La sua pubblicazione, nella sezione "Amministrazione Trasparente" ne garantisce la conoscibilità anche per soggetti esterni che si relazionano con l’istituzione scolastica.